Importer / Exporter des données

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Comment exporter des données de sa base de données FileMaker Pro ?

Comment exporter des données de sa base de données FileMaker Pro ?

1 – Ouvrez votre fichier FileMaker Pro, et affichez un modèle qui contient les enregistrements que vous souhaitez exporter.

2 – Faites une sélection des données à exporter grâce aux fonctions Rechercher et Trier.

3 – Cliquez sur le menu Fichier > Exporter des enregistrements.

4 – Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, écrivez le futur nom du fichier et trouvez-lui un emplacement. Choisissez un format d’export dans la section Type de fichier (csv , xml , txt , xsl…).

 Cochez Ouverture automatique du fichier si vous désirez qu’il s’ouvre à la fin de l’exportation.

 Cochez Créer un courrier élec. avec le fichier joint pour créer un email contenant le fichier d’exportation en pièce jointe.

5 – Si vous avez exporté le fichier au format xml ou xsl :

 Dans la boîte de dialogue Définir les options XML et XSL sélectionnez la grammaire soit FMPDSORESULT soit FMPXMLRESULT.

 Pour que les données xml utilisent une feuille de style sxlt cochez la case Utiliser la feuille de style xsl et choisissez la source xslt.

6 – La boite de dialogue « Ordre d’exportation des rubriques » vous indique la manière dans laquelle FileMaker Pro exporte les données, à configurer en fonction de votre export.

7 – Pour que les rubriques apparaissent telles qu’elles le sont sur le modèle actif dans votre export (par exemple une date), cochez la case « Formater selon le modèle actif« .

8 – Validez en cliquant sur exporter.

Conversion d’un fichier de données au format FileMaker Pro

Conversion d’un fichier de données au format FileMaker Pro

Lorsqu’un fichier est converti au format FileMaker Pro, par exemple par un simple glisser-deposer d’un fichier Excel, les opérations suivantes se font automatiquement :

 FileMaker Pro intègre les enregistrements du fichier source

 Il crée deux modèles, l’un au format « liste » et un au format « fiche »

 il ajoute toutes les rubriques sur ces modèles, de telle sorte que la base de données soit immédiatement utilisable

Pour configurer la conversion :

 Notez que le fichier source doit être compatible avec FileMaker Pro (Voir ci-dessous pour un tableau des formats de fichiers compatibles).

 Choisissez le fichier à convertir, dans la barre de menu cliquez sur Fichier > Ouvrir, ou glissez le simplement sur l’application

Dans la boîte de dialogue « Première rangée » choisissez si vous voulez que la première rangée contient les noms de rubriques ou des enregistrements :

 Dans la boîte de dialogue « Nom du fichier à créer« , entrez le nom du nouveau fichier, choisissez un emplacement, et enregistrez. A la fin de la conversion, FileMaker Pro affiche les données du fichier créé.

Liste des formats de fichiers compatibles avec la conversion

Format Extension (pc) Import Export
Format texte, séparateur virgule .csv ou .txt Oui Oui
Format texte, séparateur tabulation .tab ou .txt Oui Oui
Formats DBF dBASE .dbf Oui Oui
Format FileMaker Pro .fp7 Oui Oui
Format tableau HTML .htm Non Oui
Format Merge .mer Oui Oui
Format Microsoft Excel .xls ou .xlsx Oui Oui
Format XML .xml Oui Oui
L’importation récurrente automatique

L’importation récurrente automatique

Il est possible de mettre à jour sa base de données en important automatiquement les données d’un fichier qui n’est pas au format FileMaker Pro.

Si un fichier est configuré avec une importation récurrente, dès qu’il sera ouvert il importera les valeurs du fichier source automatiquement.

Une importation récurrente génère une nouvelle table pour les données qui sont importées, un nouveau modèle pour l’affichage des données et un nouveau script associé au modèle par un déclencheur de script SurEntreeModele. C’est ce déclencheur qui lancera le script créé par FileMaker Pro.

On ne peut ni ajouter ni modifier les enregistrements qui ont été importés car les rubriques créées sont automatiquement réglées sur Entrées auto. non modifiables lors de la saisie. Pour créer des importations récurrentes, la méthode ci-dessous :

1 – Ouvrez vote fichier de BDD ou créez en un nouveau.

2 – Mettez-vous en mode utilisation si ce n’est pas le cas, puis cliquez dans la barre de menu sur Fichier > Importer des enregistrements > Fichier.

3 – Ouvrez le menu fichier > Importer des enregistrements > Fichier.

4 – Une boîte de dialogue s’ouvre, maintenant localisez le fichier source à importer. Si vous connaissez l’extension du fichier source, choisissez le type correspondant dans la section Type de fichiers , sinon laissez tout format. Cochez la case Définir comme importation récurrente automatique en bas de la boîte de dialogue et ouvrez le fichier.

5 – Si vous ne souhaitez pas importer les noms de rubrique cochez la case Ne pas importer le premier enregistrement.

6 – Donnez un nom au modèle et au script ou laissez-les par défaut puis validez en cliquant sur OK.

Quid de la mise à jour des enregistrements ?

Le script créé automatiquement  par FileMaker Pro ne s’embarrasse pas de détails : il est réglé pour qu’à chaque première ouverture du modèle qui a été créé, tous les enregistrements soient supprimés puis réimportés en totalité.

Vous pouvez bien sûr modifier ce script à votre guise, par exemple en gérant une rubrique auto incrémentée dans le fichier source, puis une mise à jour des données au lieu d’un import complet. Cela pourra se révéler judicieux si le fichier source contient des centaines voire des milliers de lignes.

Par défaut également, le script ne se lance qu’une fois à chaque ouverture du fichier puis du modèle en question. Libre à vous d’ajouter un déclencheur de script sur d’autres modèles. Vous pouvez également décider qu’à chaque fois que vous ouvrez le modèle, même sans avoir quitté le fichier, vos données soient à nouveau importées.

Dans ce cas, supprimez tout simplement la boucle de contrôle dans le script créé par FileMaker Pro, ou utilisez notre méthode de fainéants : supprimer simplement la ligne définir_variable « $$fmauto_xxxxx » ; Ainsi le résultat du contrôle ne sera jamais positif.

Comment importer des données dans sa base de données FileMaker Pro ?

Comment importer des données dans sa base de données FileMaker Pro ?

1 – Par sécurité, faites une sauvegarde ou une copie du fichier dans lequel vous allez importer les nouveaux enregistrements.

2 – Il faut commencer par enregistrer le fichier contenant les données que vous souhaitez importer dans un format reconnu par FileMaker Pro (xml, csv, txt, xls ou xlsx, mer et fp7, dbf).

3 – Ouvrez votre fichier FileMaker Pro cible.

4 – Grâce au menu Modèle, choisissez un modèle utilisant la table où les données seront importées.

5 – Ouvrez le menu Fichier > Importer des enregistrements > Fichier.

6 – Une boîte de dialogue s’ouvre, localisez le fichier source à importer et ouvrez-le. Si vous connaissez l’extension du fichier source, choisissez le type correspondant dans la section Type de fichiers, sinon laissez tout format.

7 – Dans la fenêtre « Ordre d’importation qui s’affiche« , sélectionnez la table cible si ce n’est pas déjà fait, choisissez le type d’importation en fonction de vos besoins. Pour une importation classique telle que présentée ici, choisir « Créer des enregistrements ».

Notez, dans la fenêtre qui présente les rubriques sources et les rubriques cibles la flèche entre les deux. Si la flèche est présente, la rubrique sera importée. Si vous ne souhaitez pas importer une rubrique (comme « Extension » dans l’exemple ci-dessous), cliquez sur la flèche pour la faire disparaître ; dans ce cas la rubrique ne sera pas importée.

 

8 – Déplacez les rubriques cibles de haut en bas pour faire correspondre la source et la destination lors de l’importation.

9 – En bas de la fenêtre, pensez à indiquez si vous souhaitez ou pas importer le 1er enregistrement, qui souvent contient le nom des colonnes et non des données.

10 – Validez l’importation en cliquant sur le bouton Importer.

À la fin de l’import, dans le cas d’une création d’enregistrements, le jeu d’enregistrements affiché contient les enregistrements importés. Vous pouvez donc supprimer tous les enregistrements trouvés… si votre import s’est mal passé et qu’il faut recommencer.